A partir de setembro de 2023, conforme estabelecido pela Instrução Normativa RFB nº 2.043/2021, com alterações posteriores pela IN RFB 2133/2023, teve início o envio dos eventos da série R-4000 da EFD-Reinf.
O prazo padrão para o envio é o 15º dia do mês subsequente, o que significa que a primeira entrega ocorrerá agora, em outubro de 2023. No entanto, é importante notar que o prazo será antecipado, caso o 15º dia do mês subsequente seja um dia não útil. Assim, a primeira entrega do R-4000 referente a setembro de 2023 será em 13 de outubro de 2023, uma sexta-feira.
Essa mudança terá um impacto significativo na rotina das empresas, uma vez que informações que eram anteriormente solicitadas anualmente agora serão requisitadas todos os meses pelas autoridades fiscais. Isso marca uma fase importante na transição da Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte (Dirf), que será descontinuada em 2025, para a EFD-Reinf.
Como resultado, aqueles obrigados a enviar essas informações precisarão ajustar seus processos e sistemas para atender às novas exigências de prestação de informações. É importante ressaltar que essa nova obrigação abrange empresas de diversos tamanhos, desde grandes empresas até microempreendedores individuais (MEIs). A seguir, veja mais informações e detalhes sobre os documentos necessários para cumprir essa nova obrigação.
O que é EFD–Reinf?
A Escrituração Fiscal Digital de Retenções e Outras Informações Fiscais (EFD-Reinf) são componentes do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) usado por pessoas jurídicas e físicas em conjunto com o eSocial.
Seu propósito é registrar pagamentos, retenções de Imposto de Renda e Contribuição Social, excluindo aquelas relacionadas ao trabalho, além de fornecer informações sobre a receita bruta para cálculo de contribuições previdenciárias substituídas.
Além disso, a EFD-Reinf, juntamente com o eSocial, pode substituir informações exigidas em outras obrigações acessórias, como GFIP, DIRF e outras definidas por diferentes órgãos governamentais, como RAIS e CAGED. A escrituração é feita por eventos e permite várias transmissões em momentos diferentes, seguindo as exigências legais.
O que muda na EFD-Reinf a partir de setembro de 2023?
Os registros da Série R-4000 da EFD – Reinf se referem a retenção do IR, CSLL, COFINS e PIS. Esses eventos vão substituir tudo que é declarado na DIRF (informações) e DCTF (pagamento). Com isso, será necessário que a sua contabilidade tenha em mãos os seguintes documentos:
a) Extratos de todas as aplicações financeiras com impostos retidos;
b) Notas fiscais de serviços tomados com impostos retidos (PIS, COFINS, CSLL, IR);
c) Pagamentos a pessoa física:
• Aluguéis pagos a pessoa física: recibo/boleto onde constem valor pago, IR retido, CPF e nome do locatário.
• Distribuição de lucro: Valores pagos/transferidos aos sócios (exceto pró-labore).
Observação: As únicas formas de retirada de dinheiro da empresa pelo(s) sócio(s) são:
· Pro-labore: Declarado através do E-social;
· Lucro: Apurado através do balanço/balancete contábil e desde que a empresa não possua débitos de tributos federais, de qualquer natureza (RIR artigo 1018);
A distribuição (pagamento) do lucro somente deverá ocorrer após a apuração contábil. Caso o lucro contábil apurado no período seja menor do que as retiradas feitas pelo(s) sócio(s), haverá a tributação e retenção de IR sobre o excesso distribuído.
d) Pagamentos a beneficiários não identificados:
Estão inclusos neste conceito os recursos entregues a terceiros ou a sócios, acionistas ou titular, contabilizados ou não, quando não for comprovada a operação/causa e pagamentos efetuados pela pessoa jurídica no caso de não identificação dos beneficiários das despesas a título de remuneração indireta, exemplo:
• Pagamento de despesas dos sócios pagas na conta da empresa;
• Antecipação de lucros feita por sócios de pessoa jurídica que possuir débitos federais;
• Antecipação de lucros que ultrapassem o valor do lucro contábil apurado; Estes pagamentos serão tributados, à alíquota de 35%.
e) Extrato da administradora de cartões de crédito.
Nesse extrato encontram-se as comissões pagas e impostos retidos pelas operadoras de cartão de débito/créditos de todas as maquininhas utilizadas pela empresa.
Multas
I. Falta de entrega ou entrega após o prazo:
Multa de 2% ao mês calendário ou fração incidente sobre o montante dos tributos informados na EFD-Reinf, ainda que integralmente pagas, limitada a 20% do valor.
II. Entrega com informações incorretas ou omitidas.
Multa de R$ 20,00 para cada grupo de 10 informações incorretas ou omitidas.
III. Multa mínima a ser aplicada
a) R$ 200,00 (duzentos reais) no caso de omissão de declaração sem ocorrência de fatos geradores;
Ou
b) R$ 500,00 (quinhentos reais) se o sujeito passivo deixar de apresentar a declaração no prazo fixado ou apresentá-la com incorreções ou omissões.
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